*E-posten er ikke død, men –

trier_juli04_113h1DEw27E

Jeg er opptatt av informasjonsdelinga på arbeidsplasser og her er noen tanker om det – med henvisning til noen kilder.
Mange mener at e-post tildels misbrukes og skaper unødvendige arbeidsoppgaver og lite rasjonelle arbeidsmetoder.
1 e-post = 1 arbeidsoppgave.
50 e-post er 50 «oppgaver» som skal løses av 50 personer.

Likevel er e-post en av de mest brukte og mest populære måtene å dele informasjon på.

Det finnes likevel flere måter å dele info på. I vår digitale verden kan det noen ganger gå «litt over styr» – det er litt for enkelt å sende ut meldinger om alt mulig. Info som noen kanskje har bruk for. Nyttig for noen – forhåpentligvis. Mange er redd for at infoen ikke skal nå fram. Det resulterer ofte i at man sender og mottar for mye informasjon. Dette fører til at folk sletter meldinger uten å lese dem eller de bare overser meldingene. Nettopp det motsatte av hensikten! Noen blir stresset av å tenke på at de kanskje mister informasjon.  Noen bruker svært stor del av arbeidsdagen bare på å sortere ut nødvendig informasjon fra den enorme mengden meldinger. Det er sannsynligvis vanlig å bruke 1 time hver dag til e-posthandtering på de fleste arbeidsplasser.

Det finnes metoder for å sortere og delegere e-post.

Vi har de 4 D-er:

Rekkefølgen er ganske absolutt!

D1 = Delete

(Slett meldingen – den er kanskje ikke nyttig for deg.)

D2 = Delegate

(La noen andre ta seg av det eller send den til noen som kan ha nytte av informasjonen, slett så meldingen.)

D3 = Do it now

(Håndter informasjonen nå!)

D4 = Do it later

(Ta deg av det seinere)

(Punktene ovenfor er hentet fra : http://evabra.wordpress.com/2013/01/22/handtere-epost/ )

Det finnes mennesker som ikke bruker e-post i det hele tatt, men greier å dele informasjon effektivt likevel. De fleste brukere hevder at e-post har fordeler du ikke finner i andre sosiale media.
FAKTA: Det finnes totalt 2.9 milliarder e-postkontoer. Dette tallet ser ut til å øke til 3.8 milliarder i 2014. 94% av voksne nettbrukere bruker e-post. Blant brukere i alderen 12-17 er tallet noe lavere; 73%. Kommersielle nettbrukere foretrekker i stor grad e-post framfor andre sosiale media. Men: Bruk av e-post med familie og venner er dalende. (Kilde: http://www.emailisnotdead.com/)

Her er 10 årsaker til at E-post ikke vil forsvinne:

1. Folk sender fortsatt håndskrevne brev via brevpost, selv om de kunne ta en telefon, sende en e-post, tekstmelding eller gjøre en statusoppdatering  i stedet.

2. Nesten alle nettsteder på nettet som krever registrering krever en e-postadresse. Noen prøver å integrere sosiale medier i denne prosessen (gjennom ting som Facebook Connect), men det er foreløpig svært lite brukt, og de tillater vanligvis epost-informasjon i tillegg.

3. E-post varsler deg om oppdateringer fra alle sosiale nettverk du er en del av (forutsatt at innstillingene er satt opp på den måten).

4. Google gjorde et forsøk med Google Wave, som skulle bli den neste store tingen. Ideen var å slå sammen e-post, instant-meldinger og nettsamfunn. Men Google Wave ble nedlagt i 2012.

5. E-post er universell – sosiale nettverk er ikke det. Alle på nettet (med enkelte unntak) har en e-postadresse. Mange arbeidsplasser gir de ansatte e-postadresser når de begynner å jobbe der. Samtidig er det en god del av dem som forbyr de ansatte å bruke sosiale nettverk.

6. Det er nok av folk som ikke har noen interesse i å delta i sosiale nettverk. Hyppige nyheter om sikkerhet-, personvern- og omdømmeproblemer bidrar ikke nettopp til å overbevise dem.

7. E-post er fortsatt i framgang. Ingen greier å stoppe fremveksten av sosiale medier. Det er fortsatt der innovasjon skjer, og det er integrasjon med sosiale medier. Se på hvordan Google stadig legger til nye funksjoner i Gmail. Se på den nye Yahoo Mail.

8. De sosiale nettverkene erkjenner viktigheten av e-post. De oppdaterer brukerne om hendelser via e-post. MySpace (fortsatt en av de største sosiale nettverk) selv lansert sin egen e-posttjeneste nylig.

9. Mer sosial mediebruk betyr mer epost-bruk. Se på disse siste resultatene fra Nielsen (eng.). De største brukerne av sosiale medier er også dem som bruker den største mengden av e-post.

10. Når det gjelder markedsføring, fungerer e-post bra. Foreløpig. Mange selskaper sliter med å finne den sosiale mediestrategien som er tilpasset deres behov.

(Kilde for punktene 1-10: http://www.webpronews.com/10-reasons-social-media-isnt-replacing-email-2009-12 )

Kan man greie seg uten e-post? Over til Don Knuth:

«Email (let’s drop the hyphen)

I have been a happy man ever since January 1, 1990, when I no longer had an email address. I’d used email since about 1975, and it seems to me that 15 years of email is plenty for one lifetime. LES MER 

Hva er egentlig e-post? Noen vesentlige fakta leser du her:

Den første delen alle e-postadressene er et alias, et brukernavn, en gruppe eller en avdeling av et selskap. Deretter skriver man tegnet @ (krøllalfa) Dette brukes som en skillelinje på e-post-adresse og er nødvendig for alle e-postadresser av typen SMTP. Endelig er «eksempel.com» navnet på det domenet som brukeren tilhører.
Til å sende og motta e-postmeldinger kan du bruke et e-postprogram, også kjent som en e-postklient, for eksempel Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird. Eller du kan bruke en online e-posttjeneste (webmail) Eksempel. Mac, Hotmail, Gmail, og Yahoo Mail. Mange online e-post-tjenester, inkludert de ovennevnte eksemplene, er gratis eller har en gratis konto som alternativ.
Du skriver en ny e-postmelding i et vindu. Flere felt er nødvendig å fylle ut før du kan sende e-postmeldingen. Det er alltid et felt som heter «Fra» eller «Svar til». Dette fylles ut automatisk og er dit e-post vil returnere hvis det sendes et svar. Så har vi «CC» eller Carbon Copy-feltet du bruker for å sende en kopi av meldingen til en annen e-post-adresse, men dette er ikke et obligatorisk felt. Vi har også Blindkopi som du bruker når du sender gruppemelding og ikke vil at alle adressene skal vises hos hver enkelt mottaker. «Til»-feltet er der du skriver inn e-postadressen som du sender meldingen til. Man bør alltid fylle ut «emnefeltet», selv om det ofte ikke nødvendig. Det kan være noen få ord som beskriver hva e-post handler om. Det er vanlig å underskrive meldingsteksten med en hilsen og ditt eget navn.

E-post er «PUSHING» av informasjon

Når du sender ut en e-post, tvinger du mottakeren til å ta stilling til den. Samme hva mottakeren gjør vil det ha konsekvenser. Å pushe er det same som å skyve eller dytte. Det motsatte måten å informere andre på vil være såkalt «PULLING» – det motsatte.; å dra eller, i denne sammenhengen, å hente. Forskjellen er kanskje ikke så åpenbar.  Kun svært viktig informasjon bør deles som e-post, og da forutsatt at det ikke finnes bedre metoder. I metoder med såkalt pulling vil mottakeren sortere og filtrere informasjonen allerede før den er mottatt. Da er vi mer over på «abonnement». Det er brukeren som henter informasjonen etter eget behov og preferanser.

Les mer om strategier hvor «PUSH» og «PULL» er viktige stikkord:

http://www.websuksess.no/malgrupper/

http://webroi.no/index.php/strategi/pullstrategi

——————————————————————————-

I et tidligere blogginnlegg har jeg greidd ut litt om RSS-mating og hvordan det kan brukes for å effektivisere informasjonsdelinga.

LES OM RSS HER I MITT INNLEGG.

leser

Reklamer

Legg igjen en kommentar

Fyll inn i feltene under, eller klikk på et ikon for å logge inn:

WordPress.com-logo

Du kommenterer med bruk av din WordPress.com konto. Logg ut / Endre )

Twitter-bilde

Du kommenterer med bruk av din Twitter konto. Logg ut / Endre )

Facebookbilde

Du kommenterer med bruk av din Facebook konto. Logg ut / Endre )

Google+-bilde

Du kommenterer med bruk av din Google+ konto. Logg ut / Endre )

Kobler til %s